Ile naprawdę kosztuje puste okno
Gabinet prywatny sprzedaje czas, którego nie da się odrobić. Sesja, która się nie odbyła, nie wraca na koniec miesiąca. Do przychodu dochodzi koszt stały terminu, na przykład wynajem sali na godziny, który płacisz niezależnie od tego, czy pacjent przyszedł.
Przykład z liczbami, które możesz podmienić na własne. Sesja kosztuje 200 zł. Co tydzień jedna sesja nie dochodzi do skutku, bo pacjent zapomniał albo odwołał za późno, żeby ktoś zajął jego miejsce. To około cztery sesje miesięcznie, czyli 800 zł. Jeśli wynajmujesz salę za 40 zł na godzinę, dokładasz jeszcze 160 zł. Strata wynosi około tysiąca złotych miesięcznie, bez żadnej wymiany wiadomości, która też zajmuje czas.
Skąd biorą się odwołania i niestawiennictwo
W praktyce pojawiają się trzy powody. Pierwszy to zapomnienie, szczególnie przy terminie ustalonym kilka tygodni wcześniej. Drugi to brak łatwego sposobu na zmianę terminu, więc pacjent odkłada decyzję i milczy. Trzeci to niejasna zasada, czy odwołanie w ostatniej chwili ma konsekwencje.
Pierwsze dwa rozwiązuje narzędzie. Trzeci rozwiązujesz Ty, jednym akapitem w umowie albo regulaminie gabinetu, przekazanym przed pierwszą wizytą.
Co daje rezerwacja online, a czego nie daje
Rezerwacja online przenosi ustalanie terminu z wiadomości do kalendarza. Pacjent widzi wolne okna, wybiera jedno i dostaje potwierdzenie. Ty nie piszesz pięciu wiadomości, żeby uzgodnić jedną godzinę.
| Problem | Czy pomaga kalendarz z rezerwacją | Co zostaje po Twojej stronie |
|---|---|---|
| Ustalanie terminu w wiadomościach | Tak, pacjent wybiera wolne okno | Ustawienie godzin przyjęć |
| Zapomniana wizyta | Tak, przypomnienie e-mail | Treść zasady odwoływania |
| Nakładanie się terminów | Tak, synchronizacja z kalendarzem Google i Outlook | Dopisanie prywatnych blokad |
| Pacjent, który nie chce przyjść | Nie | Rozmowa o motywacji do terapii |
Ta ostatnia pozycja jest ważna. Narzędzie nie zastąpi pracy terapeutycznej, a część rezygnacji to po prostu część procesu.
Co zawiera plan Praktyka w Psychologii
Kalendarz z rezerwacją online, synchronizację z kalendarzem Google i Outlook, przypomnienia e-mail dla pacjentów, ankietę przed pierwszą wizytą i obsługę wielu lokalizacji, a do tego wyższą pozycję profilu w wynikach. Plan kosztuje 199 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym albo 398 zł netto miesięcznie przy płatności miesięcznej, bez prowizji od wizyt. Pełne zestawienie planów jest w cenniku.
Ankieta przed pierwszą wizytą ma jeszcze jeden skutek. Pacjent, który wypełnił kilka pytań, jest bardziej zaangażowany, a Ty wchodzisz na pierwsze spotkanie przygotowany.
Rachunek zwrotu dla planu Praktyka
Praktyka z VAT 23 procent kosztuje około 245 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i około 490 zł przy płatności miesięcznej. Przy sesji za 200 zł oznacza to odpowiednio dwie i trzy odzyskane sesje w miesiącu.
Wróćmy do przykładu z początku artykułu. Jeśli przypomnienia i łatwa zmiana terminu odzyskają połowę z czterech traconych sesji, odzyskujesz dwie, czyli 400 zł. To pokrywa plan rozliczany rocznie. Jeśli odzyskasz trzy sesje, pokrywa także płatność miesięczną. Do tego dochodzi czas, który dotąd szedł na wiadomości z ustalaniem godzin.
Zwykła arytmetyka nie obiecuje wyniku. Policz własne dane z ostatnich trzech miesięcy, czyli ile sesji się nie odbyło, a dopiero potem decyduj.
Jak sprawdzić to u siebie w trzy kroki
- Przejrzyj kalendarz z ostatnich trzech miesięcy i policz sesje odwołane po terminie albo bez odwołania.
- Pomnóż ich liczbę przez cenę sesji i podziel przez trzy, żeby dostać stratę miesięczną.
- Porównaj wynik z kosztem planu z VAT. Jeśli strata miesięczna przekracza koszt planu, kalendarz zwróci się przy odzyskaniu nawet połowy tych sesji.
Jeśli niestawiennictwo jest rzadkie, a grafik niepełny, wystarczy plan Pro. Zadanie rezerwacji staje się ważne dopiero przy pełnym grafiku, o czym opisaliśmy w artykule o zwrocie z abonamentu.
Zasada odwoływania, która nie psuje relacji
Wystarczy kilka zdań przekazanych przed pierwszą sesją. Podaj, do kiedy można bezpłatnie odwołać lub przełożyć wizytę, na przykład 24 godziny przed. Napisz, co dzieje się przy spóźnionym odwołaniu, i trzymaj się tej zasady wobec wszystkich jednakowo. Wyjątki rób świadomie, na przykład przy nagłej chorobie.
Pacjenci zwykle akceptują jasną zasadę, o ile jest spokojnie przekazana, a przełożenie wizyty jest proste. Gdy po drugiej stronie dostają przypomnienie z przyciskiem zmiany terminu, odwołania pojawiają się z wyprzedzeniem, a nie w dniu spotkania.
Gdy praktyka rośnie, rośnie też administracja
Więcej pacjentów to więcej faktur i rozliczeń. Jeśli wystawiasz faktury za usługi dla firm albo placówki, pomoże prosty program do fakturowania z KSeF, żeby dokumenty nie zjadały czasu przeznaczonego na sesje.
Jeżeli prowadzisz gabinet we Wrocławiu lub Krakowie, zobacz jak wyglądają profile, które widzą pacjenci na stronach psycholog Wrocław i psycholog Kraków. Szczegóły oferty są dla specjalistów.
Najczęstsze pytania
Czy psycholog może pobierać opłatę za odwołaną wizytę?
Tak, o ile zasada jest ustalona przed terapią, na przykład w umowie lub regulaminie gabinetu. Zwykle obejmuje wizytę odwołaną w ostatniej dobie. Każdy gabinet określa to samodzielnie, a pacjent powinien znać zasadę przed pierwszym spotkaniem.
Jak ograniczyć niestawiennictwo pacjentów?
Najlepiej działają trzy rzeczy naraz: jasna zasada odwoływania, przypomnienie e-mail przed wizytą i łatwa zmiana terminu. Pacjent, który może przełożyć spotkanie w dwa kliknięcia, rzadziej znika bez słowa.
Ile kosztuje puste okno w grafiku psychologa?
Tyle, ile wynosi cena sesji pomniejszona o koszty stałe tego terminu, na przykład wynajem sali. Przy sesji za 200 zł jedno nieodwołane spotkanie w tygodniu to około 800 zł miesięcznie, które nie wróci.